Поэтому, как я уже писал, или у вас почту отсылает одна выделенная машина, типа "сервер" (на самом деле - обычная копия ГТД, только всегда включенная). Тогда вам надо следить за правильностью настроек и действительностью ЭЦП только на этой машине.
Или у вас машины настроены так, почту отсылают все - тогда надо следить чтобы на всех машинах всегда была готова ЭЦП и всегда стояли правильные настройки почты. Что конечно несколько сложнее - но вы же сами на это подписались

Ну и каждый декларант который хочет отправить ГТД - в этот момент должен иметь дискетку с ЭЦП.
Разница: декларант - только в момент отправки; почтовая машина - всегда (потому что ее в любой момент могут попросить отправить). Без ЭЦП ЭД не работает. Это не мы - это требование законодательства...
И это еще хорошо что пока смотрят сквозь пальцы на смену разных ЭЦП в процессе работы с одной ГТД...